En la economía actual, la tecnología de la información se ha vuelto clave para el desarrollo y crecimiento empresarial. La evolución de varios tipos de software ayuda a las empresas a racionalizar y simplificar muchos de sus procesos, incluyendo la gestión de su mantenimiento. Un buen software de gestión del mantenimiento (o CMMS) en última instancia dará como resultado una mayor eficiencia y mantendrá activos comerciales críticos por más tiempo, pero tomará algo de planificación para que sea operativo.

La siguiente lista de verificación de elementos describe lo que es necesario para que un sistema de gestión del mantenimiento sea completamente funcional. Los pasos incluidos en esta lista son estratégicos y deben tener lugar para asegurar que la implementación del software sea exitosa.

  1. Compromiso de la gerencia

Pasar de un sistema manual o de un sistema automatizado a otro requerirá el apoyo total de todos los que deben interactuar con el sistema. Es necesario incluir a todos y hacer que se sientan parte del equipo de implementación. Es responsabilidad de la gerencia de la empresa asegurarse de que todos los trabajadores que usan el sistema entiendan sus beneficios. Esto es especialmente cierto en un entorno sindical. Si se espera que los proveedores o contratistas externos proporcionen informes a través del sistema, es igualmente importante obtener su opinión y asegurarse de que se entiendan las expectativas, tanto a nivel de los trabajadores como a nivel gerencial. Decida si va a utilizar un consultor externo o al proveedor de software elegido para ayudarlo con este paso. Reproducir una mala praxis en un sistema automatizado, solo dará paso a un mal proceso automatizado.

  1. Determine si la organización tiene la disciplina necesaria para respaldar un sistema automatizado

Los sistemas automatizados funcionan muy bien con estructura y disciplina. Si tiene trabajadores o supervisores a los que les gusta atajar las cosas antes de implementar un sistema, es probable que su éxito para obtener los resultados que desea de un sistema automatizado disminuya. Si sus trabajadores ingresan datos parciales o aproximados, los beneficios de la automatización se reducirán en consecuencia. La disciplina y la estructura son claves para la buena praxis de cualquier empresa. El hecho de que un sistema automatizado requiera disciplina no significa que su trabajo será más dificultoso; solo significa que se requerirá consistencia por su parte.

  1. Antes de implementar el software de gestión del mantenimiento

Identifique de manera realista y con la ayuda de su proveedor de software, cuál va a ser el equipo del proyecto, como de preparados están en cuanto a la infraestructura y requerimientos informáticos, cuál es la cultura organizacional de su empresa, y cuáles son sus limitaciones económicas. 

  1. Documente sus objetivos

Antes de que el trabajo realmente comience, defina y documente cuál es su objetivo esperado. ¿Cuáles son los beneficios esperados, cómo se van a realizar y quién es responsable de la realización? Esto debe ser claro y conciso y debe comunicarse a la empresa y a todas las personas responsables de la implementación y el uso de los sistemas y procesos.

  1. Desarrolle un plan táctico

Trabajando con el equipo de implementación, identifique cómo se implementará el plan táctico que responde a las siguientes preguntas:

¿Se abordará primero un cierto tipo de equipo? 

¿Se irá introduciendo por ubicaciones? 

¿Cómo se mantendrá la información? 

¿Va a ser necesario un nuevo sistema de identificación de activos? 

¿Van a tener que etiquetar los activos, y, de ser así, tienen que volverse a etiquetar? 

En caso de volverse a etiquetar, ¿las nuevas etiquetas deben correlacionarse con otros sistemas, como sistemas fijos de activos?

¿Puede obtenerse información para proveedores de otro sistema?

¿Funcionará el esquema de identificación del proveedor?

¿Se requerirá llevar un inventario físico?

¿Se tendrá que conectar el sistema a un software de compras?

¿Qué interfaces adicionales van a necesitarse o se requieren, y quién va a tener la información técnica para que funcionen?

¿Es necesario implementarlos desde el principio, o se pueden añadir más tarde? Y, en ese caso, ¿qué beneficios se retrasan?

Trate de identificar todas las variables posibles y el impacto de cada decisión en el cronograma y presupuesto de implementación. 

  1. Comience la planificación de implementación detallada

Cada aspecto de la implementación debe ser planeado al detalle. Convenciones de nomenclatura de los campos, procesos de trabajo, identificación de dónde se almacenan los datos, derechos de acceso, capacitación, análisis de impacto, decisión sobre qué datos son necesarios para la implementación del éxito operativo, qué datos se pueden agregar más adelante, cuándo se activa el interruptor y cientos de pequeñas decisiones que afectarán el tiempo, los recursos requeridos y el éxito final de la implementación deben ser planificados. Hay consultores externos que pueden ayudar con esta fase y que aportan experiencia en la fase de implementación. Qué informes serán necesarios y se necesitan informes personalizados. Planificar, planificar, planificar y luego ejecutar el plan.

  1. Seguimiento e informe

Todos los planes tienen agujeros y deben ser rastreados, monitoreados y comunicados. Documente cualquier decisión o cambio para que el éxito del proyecto pueda vincularse con los objetivos originales.

La implementación de un nuevo sistema puede ser una gran empresa, pero con las herramientas, la planificación y la mentalidad adecuadas, en última instancia generará beneficios cuantificables para sus recursos y empleados.

Para obtener más información contáctenos al +1 (262) 241-3845, envíenos un correo electrónico a miap@eaglecmms.com, o regístrese para una demostración en vivo gratuita.