Mucho antes de que el “software como servicio-SaaS” se volviera popular y ampliamente disponible, Excel ayudó a una gran variedad de funciones empresariales a realizar sus trabajos.

Desde la contabilidad hasta la gestión de inventarios, Excel era la solución de referencia, ya que no existían soluciones personalizadas.

Pero ahora, un sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora (CMMS por sus siglas en inglés) ofrece una solución personalizada diseñada específicamente para la gestión de mantenimiento. Por supuesto, estos sistemas significan pagar una tarifa de suscripción, mientras que la mayoría de las computadoras de trabajo ya están equipadas con Excel.

Entonces, la gran pregunta es cuál es el beneficio de un CMMS en comparación con el costo del servicio, Le ayudaremos proporcionándole un análisis de costo-beneficio para que Usted evalué si el CMMS es adecuado para su empresa o no.

Ventajas y desventajas de utilizar Excel para la gestión del mantenimiento

Muchas organizaciones dieron el primer paso hacia la digitalización de la gestión de mantenimiento que se realizaba mediante el uso de hojas de cálculo en Excel, no cabe duda de que era más fácil que usar formularios en papel e hizo un gran trabajo ayudando a los gerentes de mantenimiento a detectar el mantenimiento preventivo de una manera que el papel simplemente no podía.

Sin embargo, a pesar de que el uso de Excel fue un paso en la dirección correcta, aún quedaba espacio para mejorar.

A continuación, se muestran las ventajas de utilizar Excel para la gestión del mantenimiento.

  • Un archivo completo de Excel, puede mostrarle a los técnicos cuándo y dónde se supone que deben completar el trabajo. Los técnicos pueden actualizar el archivo con el trabajo realizado, las partes de inventario utilizados y otros detalles una vez completado.
  • Los gerentes de mantenimiento pueden manipular el archivo para preparar reportes y análisis, aunque este proceso, en su mayor parte es manual.
  • La configuración de un archivo de Excel para la gestión de mantenimiento es bastante fácil para cualquier persona que sepa cómo utilizar el programa.
  • Excel es asequible y, a menudo, se compra para varios fines y usos en toda la organización.

Algunos de los inconvenientes de utilizar Excel para la gestión del mantenimiento son los siguientes:

  • Baja productividad debido a que Excel tiene un proceso de entrada de datos muy manual se necesita mucho tiempo para ajustar los flujos de trabajo cuando se usa Excel para la gestión del mantenimiento.
  • Los datos están centralizados en un solo lugar, y aunque varias personas pueden tener acceso al archivo de Excel, no pueden colaborar en él todas a la vez. Las actualizaciones en tiempo real no son posibles en Excel y con varias personas actualizando datos sin un registro de auditoría, la integridad de los datos es todo un desafío.
  • No hay actualizaciones predictivas basadas en el historial del mantenimiento de activos anterior. Por lo tanto, el cronograma que crea su gerente de mantenimiento para el mantenimiento preventivo permanecerá como está hasta que esa persona cree reportes complicados para intentar demostrar que el cronograma debe ajustarse.
  • No se integra con la gestión de inventario a través de códigos de barras o RFID. cuando la administración del inventario es manual, es mucho más difícil asegurarse en todo momento, que todavía tiene los materiales adecuados a mano para hacer el trabajo que necesita.

Los beneficios que tiene un CMMS que compensan su costo

Al día de hoy, sabemos que Excel es una herramienta adecuada para la administración de mantenimiento. Puede hacer el trabajo, aunque dicho trabajo requiere mucho tiempo y es mayor parte manual. En cambio, los beneficios de un sistema CMMS pueden compensar el costo que las organizaciones tienen que pagar su adquisición.  

  • Programas de mantenimiento predictivo: cuando un activo falla, afecta la capacidad producción de su empresa y por ende, de generar ganancias. El costo de la pérdida de productividad debido a la falta de mantenimiento preventivo puede ser enorme. Un sistema CMMS le ayuda a actualizar continuamente sus programas de mantenimiento preventivo para evitar fallas en sus activos utilizando reportes históricos.
  • Mejor gestión del inventario: el tiempo es dinero. Por lo tanto, cuando sus técnicos no tienen las refacciones o herramientas que necesitan para reparar un activo, cuesta dinero a su empresa. Al digitalizar la gestión de inventario, puede evitar que los técnicos visiten otra ubicación o se tengas que comprar en el momento las piezas que necesitan. En su lugar, pueden concentrarse en el mantenimiento, realizarlo y pasar al siguiente en la lista.
  • Un buen mantenimiento puede prolongar la vida útil del equipo: Cuando un activo presenta constantemente averías, puede acortar su vida útil. Haga que su equipo dure el mayor tiempo posible con programas de mantenimiento preventivo eficaces. 
  • Mejora de la productividad de la mano de obra:  en lugar de dedicar su tiempo a actualizar una hoja de cálculo, los gerentes de mantenimiento pueden centrar sus esfuerzos en otras áreas. Y sus técnicos no necesitarán volver a una computadora para marcar una orden de trabajo como completa. Pueden hacerlo desde su teléfono o tablet y pasar a su siguiente tarea inmediatamente.

Los beneficios de un CMMS superan con creces el costo.

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