La mayoría de las organizaciones dudan en mantener un amplio inventario de piezas de repuesto, ya que les preocupa que el almacenamiento de recursos como son las piezas de repuesto sea ilógico cuando se intenta controlar convenientemente los gastos de operación. Por lo tanto, los almacenes de refacciones a menudo se pasan por alto como un componente en una organización que podría mejorar la eficiencia y reducir los costos.  

Esta supervisión tiende a convertirse en un gran problema para las organizaciones, ya que las consecuencias son el almacenamiento de inventario ineficaz, la escasez de piezas y los tiempos de paro de los activos acompañado de costos no previstos. Por lo tanto, es de interés para su organización invertir en un eficiente sistema de inventario de piezas de repuesto, que puede implementar fácilmente siguiendo los siguientes 7 consejos.

  1. Implementar una estrategia preventiva

Muchas organizaciones tienen la costumbre de operar dentro de una estrategia reactiva, donde uno reacciona después de que el equipo ha fallado, pero esto no es preferible cuando se desea optimizar su sistema de inventario de piezas de repuesto, ya que el núcleo del mismo se encuentra dentro de la habilidad de prevenir problemas antes de que ocurran.  

Para implementar el mantenimiento preventivo, usted debe:

  • recopilar y analizar datos relacionados con sus piezas de repuesto
  • analizar las actividades de la organización de manera integral para asegurarse de que ha detectado posibles problemas que estaban ocultos.
  • estar atento a que fallas ocurren regularmente, para asegurarse de haber encontrado el problema que tenía originalmente, aunque no sea una preocupación viable
  1. Cree un proceso estándar de ordenes de trabajo

Se debe crear un proceso de ordenes de trabajo eficaz, pero sencillo, para que pueda estar seguro de que la información necesaria se transmite a las personas correctas. Esto evitará la situación en la que se almacenan las piezas en exceso sin etiquetar o los empleados olvidan presentar un vale de salida de piezas antes de usar un artículo del inventario.  

Un proceso de ordenes de trabajo que sea utilizado por todos y que sea fácil de usar, eliminará así las terribles inexactitudes con las cuales tantas veces tiene que lidiar.   

  1. Controle su inventario

Para solicitar la reposición de una determinada pieza, una notificación de la remoción de esa pieza en los registros es crítica. Lo mismo ocurre con las nuevas existencias; si se colocan en el estante del almacén sin realizar su registro, no podrán ser contabilizadas.  

Para evitar estas imprecisiones en el inventario, se debe realizar un análisis de su sistema de verificación de inventario y de almacenamiento.  

Otras cosas que podrían ayudar para el control del inventario son:

  • Clasificar las piezas de repuesto (por ejemplo, como ‘críticas’)
  • Realizar comprobaciones periódicas de piezas de repuesto para establecer si tiene demasiados repuestos de ciertas piezas (esto podría ayudar a reducir sus costos de inventario)
  • Almacenar y administrar apropiadamente  partes de repuesto en un espacio designado para ello.
  1. Conozca sus plazos de entrega

Para crear una estrategia exitosa de administración de refacciones de mantenimiento, usted tiene que cerciorarse de que tiempos de entrega aplican a cada parte, ya que esto será útil al considerar que piezas mantener y en qué cantidad. 

A través de la observación y el análisis de las máquinas, podrá identificar qué máquinas son críticas para el éxito de su organización y cuáles tienen una función secundaria en las operaciones. Las máquinas que se usan todos los días y sin las cuales su organización no puede funcionar; siempre deben tener piezas de repuesto disponibles. Esto evitará el tiempo de               inactividad de las mismas.  

Por otro lado, las máquinas que no son críticas o no se utilizan diariamente, no deben tener una alta cantidad de piezas de repuesto almacenadas, ya que se pueden adquirir lo suficientemente rápido como para evitar tiempo de inactividad y pérdidas financieras, por lo tanto, se pueden dejar fuera del plan de almacenamiento.  

Por lo tanto, es recomendable que se asegure de tener siempre en existencia piezas con largos plazos de entrega, ya que, en algunos casos, estas piezas se fabrican bajo pedido.

  1. Mejore la seguridad de su almacén

Esto puede parecer bastante obvio, pero no puede dejarse fuera como una posibilidad de imprecisiones de inventario. Aunque usted desea confiar en todo su personal, esto podría no ser lo más sabio por hacer.  

Para mejorar fácilmente la seguridad de su almacén, considere lo siguiente:  

  • Eduque a los empleados de planta sobre el buen manejo de las refacciones y efectúe inspecciones regulares a las piezas de repuesto críticas.
  • Instale medidas de seguridad física como armarios con cerradura.
  • Invierta en cámaras de seguridad para vigilar la entrada y salida de piezas del almacén de refacciones.
  • Adopte nuevas regulaciones (políticas de almacén), que indiquen que sólo ciertos empleados tienen permiso para entrar en los almacenes de refacciones.  
  1. No permita que el nuevo equipo lo engañe

Muchos gerentes de mantenimiento y operaciones piensan que como un equipo es nuevo, no se requiere tener piezas de repuesto guardadas en el inventario. Suena razonable, no se puede negar, pero desafortunadamente, los proveedores no siempre suministran máquinas con piezas de alta calidad y de funcionamiento óptimo.  

Usted, por lo tanto, no puede arriesgarse a perder una pieza de equipo crucial, enfrente el tiempo de inactividad y mitigue la pérdida financiera resultante debido a la suposición de que, ya que es un equipo nuevo sus partes serán todas funcionales.  

  1. Invierta en un CMMS de alta calidad

Un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) es un software diseñado específicamente para ayudar a las personas en sus esfuerzos de gestión de mantenimiento. Este sistema hará que las recomendaciones mencionados anteriormente sean mucho más fáciles de implementar. El desafío, sin embargo, es encontrar el CMMS correcto para adaptarse a sus necesidades.  

Proteus CMMS es una solución de administración de mantenimiento computarizado de próxima generación, alojada en la nube que ofrece todas las características de una solución tradicional como: programación de mantenimiento preventivo, órdenes de trabajo y gestión de activos   combinada con las últimas tendencias digitales como planificación de recursos empresariales (ERP), integración de inteligencia artificial y conectividad de sistemas IoT. 

 

Las características de gestión de activos e indicadores clave de rendimiento (KPI) de Proteus CMMS son justo lo que necesitaría para acopiar información útil, analizar el rendimiento, programar el mantenimiento preventivo, reducir los gastos de capital, llevar un registro de las piezas de repuesto e identificar posibles problemas en los equipos de fabricación, cada uno necesario para llevar a cabo una estrategia eficaz de administración de refacciones de mantenimiento.  

Con Proteus MMX, cuando se genera una orden de trabajo, no solo le decimos que es necesario   cambiar o arreglar; le diremos exactamente dónde puede encontrar la pieza de reemplazo utilizando nuestro software de gestión de inventario. Mejor aún, le diremos cuándo comienza a quedarse sin piezas de repuesto y le ayudaremos a generar pedidos de compra automatizados para reponer cuanto sea necesario con la mejor herramienta de gestión de inventarios.

Para conocer cómo Proteus MMX puede ayudarle, específicamente, en su estrategia de gestión de piezas de repuesto, envíenos un correo electrónico o programe una demostración del mismo.